Rekisterinpitäjä:
Aktive Revenue Operations / SJT Development Oy
Y-tunnus 2257520-0
Mannerheimintie 109
00280 Helsinki

Tietosuojavastaava:
Samu Tolvanen
samu.tolvanen(a)aktive.fi

Rekisterien nimet:

• Henkilörekisteri

Henkilötietojen käsittelijät:
Henkilötietoja käsittelevät potentiaaliseen tai olemassa olevaan asiakassuhteeseen liittyen vain nimetyt vastuuhenkilöt tai lain vaatimien velvollisuuksien (esimerkiksi, mutta ei ainoastaan kirjanpitolaki) täyttämiseen tarvittaessa yhtiön nimetty työntekijä tai ulkopuolinen asiantuntija (esimerkiksi tilitoimisto, luottolaitos tai muu vastaava). Henkilörekisterin henkilötietoja käsittelevät yhtiön nimetyt työntekijät tai vastuuhenkilöt, jotka ovat vastuussa ko. toimeksiantojen toteuttamisesta tai prosessien läpiviennistä. Jokainen heistä on kirjallisesti sitoutunut käsittelemään henkilötietoja lakien ja asetusten sekä tämän tietosuojaohjeistuksen mukaisella tavalla sekä käsittelemään mahdollisia luottamuksellisia tietoja niihin sovellettavan erillisen salassapitositoumuksen mukaisesti.

Joissain tilanteissa työnhakijan tai yhtiön palveluiden kohderyhmässä olevan henkilön henkilötietoja saattaa käsitellä kolmantena osapuolena yhtiön kanssa sopimussuhteessa olevan yhteistyökumppanin vastuuhenkilö, jota voidaan käyttää apuna palvelujen toteuttamisessa tai rekrytointiprosessissa. Näissä tilanteissa yhteistyökumppanit ovat sopimuksella sitoutuneet noudattamaan tätä tietosuojaohjetta sekä mahdollisia muita salassapitoon liittyviä ohjeistuksia ja varmistamaan, että kaikkia henkilötietoja käsitellään lakien, asetusten ja annettujen ohjeistusten mukaisesti.

Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn peruste:
Yhtiö tarjoaa yritys- ja yhteisöasiakkailleen palveluna liikevaihdon kasvattamiseen tarvittavaa tukea kotimaisille ja kansainvälisille markkinoille. Yhtiö toimii myös  tapahtumien tuottajana.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena toimii asiakassuhteen solmimiseen ja ylläpitämiseen sekä työnhakuun liittyvissä asioissa laki sekä toimeksiantojen suorittamisessa sopimukseen perustuva oikeutettu etu.

Käsiteltävät tiedot:
Asiakassuhteen muodostamiseen tai ylläpitoon liittyen käsiteltäviä tietoja ovat mm. yhteyshenkilöiden nimet, tittelit ja yhteystiedot. Työnhakijoiden käsiteltäviä tietoja ovat mm. nimi, syntymäaika, yhteystiedot, työ- ja koulutushistoria.

Tietolähteet:
Asiakassuhteen muodostamiseen tai ylläpitoon liittyviä tietoja kerätään julkisista lähteistä, yhtiön verkkosivustolta, organisaatioiden yhteyshenkilöiltä henkilökohtaisesti kysymällä sekä relevanteilta palvelutarjoajilta (esimerkiksi luottolaitokset ja kohderyhmätietoja toimittavat yritykset). Toimeksiantojen kohteena olevilta henkilöiltä sekä työnhakijolta kerättäviä henkilötietoja kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään, mutta perustellusta syystä ja lakien/asetusten niin salliessa myös julkisista lähteistä sekä sellaisista tietolähteistä, joihin henkilö on itse toimittanut tietoa ja hyväksynyt tietojen julkaisun.

Rekisterin suojauksen periaatteet:
Yhtiö pitää henkilötietoja sisältäviä mahdollisia fyysisiä rekisterejä tallessa vain sellaisissa suljetuissa paikoissa, joihin ei ole julkista pääsyä, joihin liittyy kulunvalvonta ja joissa henkilötietoon ei pääse käsiksi kuin henkilö, jolla on yhtiön nimenkirjoitusoikeus tai asemansa perusteella lupa ja relevantti syy tarkastella ko.tietoja tai jolle on annettu kirjallinen lupa tietojen tarkasteluun ja jolle ko. tietojen käsittely kuuluu olennaisena osana henkilön työtehtävää. Sähköisiin rekistereihin on pääsy vain suojatun internetyhteyden avulla sellaiselta henkilöltä, joka on allekirjoittanut kirjallisen tietosuojaohjeen ja joka on tietojen käsittelyn kannalta relevantti henkilö. Kaikkia toimeksiantojen kohderyhmissä sekä työnhakijoina olevien henkilöiden henkilötietoja sekä kaikkia henkilön kanssa käytyjä keskusteluja pidetään luottamuksellisina ja henkilön itsensä kertomia tietoja kerrotaan toimeksiantajan edustajalle vain niiltä osin, kuin henkilö on tähän antanut luvan. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajudessa kuin se on yhtiön oikeuksien, velvollisuuksien, liiketoiminnan harjoittamisen ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi välttämätöntä. Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos lait, asetukset tai viranomaisvaatimukset niin vaativat.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovuttamiset ja siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle:
Yhtiö ei myy, tarjoa tai muuten toimita henkilötietoja missään yhteydessä ulkopuolisille. Yhtiö voi luovuttaa henkilötietoja vain lakien, asetusten ja viranomaismääräysten mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti vain EU/ETA-alueella. Joissain tapauksissa voi olla mahdollista, että jokin palvelutarjoaja (esimerkiksi sähköpostin tai sähköisen tietokannan palvelutarjoaja) säilyttää digitaalista muualla kuin EU/ETA-alueella olevalla palvelimella. Tällaisissa tapauksissa palvelutarjoaja on kirjallisesti sitoutunut käsittelemään mahdollisia henkilötietoja EU/ETA-alueen lainsäädännön vaatimalla tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, nähdä mitä henkilötietoja henkilöstö on tallennettu, tarkastaa itseään koskevat tiedot, vaatia virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista, tarvittaessa peruuttaa suostumus, pyytää tietojensa siirtämistä järjestelmästä toiseen, oikeus tulla unohdetuksi, pyytää henkilötietojen poistamista niiltä osin kuin käsittelyperusteena on oikeutettu etu ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Edellä mainittuja oikeuksia toteuttaakseen rekisteröidyn tulee lähettää oikeuksiaan koskevat pyynnöt kirjallisena tai sähköpostitse seuraavilla yhteystiedoilla:

Aktive Revenue Operations
Mannerheimintie 109
00280 Helsinki
tai sähköpostilla samu.tolvanen(a)aktive.fi

Pyyntöjen tulee olla fyysisesti tai sähköisesti allekirjoitettuja. Yksittäisen henkilön tiedot tarkastetaan maksutta kerran vuodessa. Tätä useammin samalle henkilölle tehtävät tarkastuspyynnöt ovat maksullisia. Maksut määräytyvät kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Yhtiö pyrkii vastaamaan pyyntöihin neljäntoista (14) päivän sisällä pyynnön esittämisestä, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa. Voimme pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi käsittelystä, mikäli siihen on laissa tai asetuksessa säädetty peruste.

Huomionarvoista tietojensa poistamista pyytävälle henkilölle:
Mikäli henkilötietojen poistoa pyytävä henkilö edustaa yhtiön nykyistä tai potentiaalista asiakasta, ei kaikkien tietojen poistaminen ole välttämättä mahdollista kulloinkin voimassaolevien lakien, asetusten ja viranomaismääräysten mukaisesti. Esimerkiksi, mutta ei ainoastaan, kirjanpitolaki saattaa asettaa vaatimuksia vähimmäistiedoille, joita yhtiön asiakkaan yhteyshenkilöstä on oltava tiedossa.

Mikäli henkilötietojen poistoa pyytävä henkilö on työnhakija tai toimeksiantojen kohderyhmässä oleva henkilö, tietojen poistaminen johtaa siihen, että ko. henkilöön ei jatkossa olla yhteydessä mistään henkilöä mahdollisesti myöhemmin kiinnostavasta työtehtävästä. Yhtiö voi myös mainita toimeksiantajalleen ko. henkilön kieltäneen yhteydenotot niiltä osin kuin lait, asetukset ja viranomaismääräykset antavat tähän mahdollisuuden.

Tietosuojaselosteen muuttaminen:
Yhtiöllä on yksipuolinen oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta.

Päivitetty viimeksi 9.12.2024